Dipartimento di emergenza: pianificazione strategica e operativa

Questa guida è rivolta al team multidisciplinare di medici, team di progettazione, pianificatori immobiliari e manager coinvolti nella pianificazione strategica e operativa di un Dipartimento di Emergenza (DE) e dello spazio edificato. In essa vengono definiti lo sfondo strategico, le incertezze e la base di prove per le decisioni chiave da prendere nella progettazione e nella pianificazione di un nuovo edificio o di una ristrutturazione di un Dipartimento di Urgenza/Emergenza/ Accettazione. Le quattro componenti chiave “cruciali” per una realizzazione di successo di un nuovo edificio o di una ristrutturazione sono:

• pianificazione;

• progettazione;

• processi;

• comunicazione;

• capacità di apportare cambiamenti.

Progettazione strategica

Livelli differenziati nel processo decisionale di una progettazione possono essere una modalità utile per gestire le aspettative delle diverse parti interessate (in ciò che viene discusso e quando), durante i progetti di capitale. 

Il DE rappresenta l’approccio di un intero sistema al servizio dell’emergenza, pertanto richiede figure progettuali specifiche, focalizzate sul flusso, ma deve anche operare come parte di un sistema sanitario integrato. È di fondamentale importanza individuare le ragioni che determinano il notevole incremento di pazienti nonché la frequenza con la quale essi ricorrono al DE, perché una stima anche se approssimata degli utenti e della tipologia di emergenze/urgenze che ivi convergono influenzerà la realizzazione di una progettazione mirata. L’erogazione di servizi all’interno di un DE dipende sia dai flussi di pazienti in entrata che da quelli in uscita (indirizzati o dimessi). La maggior parte delle presenze in un DE possono essere previste all’interno di un intervallo, che consente di fornire un servizio pianificato in una certa misura. È molto importante far corrispondere la domanda alla disponibilità del personale e alle competenze per il mix di pazienti. La metodologia con cui i gruppi multidisciplinari affronteranno il problema a lungo termine (periodo di 5-20 anni) dovrebbe essere concordata con una visione di servizio più ampia attraverso il lavoro di gruppo multidisciplinare, consentendo la considerazione dei limiti spaziali e infrastrutturali. Il concetto di “grande porta d’ingresso” dell’ospedale deve necessariamente essere utilizzato per valutare i punti di forza, i punti di fragilità, i vincoli e le opportunità della rete locale e dei fornitori di Assistenza Sanitaria della comunità finalizzate a una ottimale gestione di presenze future all’interno del DE. È essenziale identificare le parti coinvolte in un processo decisionale, nonché il ruolo o i ruoli che ciascuno svolge nel processo stesso o nella progettazione del servizio. È importante inserire le parti coinvolte nei vari livelli (strategico, operativo e spaziale), per garantire che vengano prese decisioni appropriate sia su questioni rilevanti che sui dettagli delineati nel piano aziendale, nelle fasi di progettazione, realizzazione e allestimento. Nello sviluppo e nella misurazione delle prestazioni prima e dopo il progetto, è necessario prendere in considerazione i tempi necessari per concordare decisioni e ricevere feedback da un’ampia gamma di gruppi delle parti varie interessate. Il team di progettazione deve far fronte a qualsiasi possibile contraddizione si verifichi tra le normative obbligatorie/statutarie e i documenti di orientamento: tutte le decisioni chiave devono essere documentate; le deroghe una volta redatte possono essere presentate all’Agenzia Competente; la data della decisione e le relative motivazioni legate a una valutazione del rischio. Poiché il rischio può essere legato alla considerazione di due componenti:

1. verosimiglianza (probabile);

2. impatto (gravità);

è d’uopo:

a) considerare la probabilità del rischio, le conseguenze e il costo di ciascuna alternativa;

b) considerare il rischio di un’opzione;

c) assicurarsi che la valutazione sia effettuata da persone sufficientemente qualificate ed esperte in ciascuna materia trattata.

È buona norma sviluppare un quadro delle prestazioni che coinvolga l’intero team di progettazione al fine di presentare richieste contrastanti delle parti interessate, ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo e fornire miglioramenti significativi nelle prestazioni incorporando obiettivi, direttive e linee guida all’interno dell’erogazione dei servizi del DE. Al fine di certificare le buone pratiche e il miglioramento del servizio, nonché una più chiara comprensione dei rischi esistenti e/o possibili, è importante stabilire una linea base o un punto di riferimento per la quantificazione della prestazione che potrebbe entrare anche in conflitto con un’altra prestazione. Le quantificazioni della prestazione dovrebbero pertanto essere concordate attraverso un coinvolgimento di più ampio respiro in modo che i potenziali conflitti possano essere adeguatamente risolti. Il team di progettazione dovrà concordare una strategia che incorpori misure qualitative e quantitative atte a stabilire indicatori chiave di prestazioni. I bisogni spaziali dei servizi di supporto devono essere considerati in parallelo con il più ampio modello di servizio di un DE. Un sistema emergente per il DE è quello di indirizzare i pazienti in zone acute (molto calde), ambulatori (caldi) e zone minori (fredde), posizionando i pazienti nel flusso corretto, supportato da servizi crescenti e decrescenti. La diagnosi rapida e la valutazione dovrebbero essere completate il più rapidamente. La vicinanza delle apparecchiature diagnostiche e i processi concordati per un rapido accesso alle stesse sono di fondamentale importanza. La resilienza di un DE è fondamentale per garantire un servizio continuo, soprattutto nel caso di un incidente grave. La capacità di un DE di flettersi con i flussi quotidiani deve poter espandersi per far fronte a un improvviso e rapido aumento del numero di pazienti in arrivo dopo un grave incidente. La pianificazione di una buona gestione degli incidenti gravi e della necessaria resilienza dovrà essere collegata alla progettazione sia in previsione della necessità di una possibile decontaminazione che al controllo delle infezioni.

Progettazione operativa

È essenziale considerare le necessità e le attività di tutti gli utenti pazienti, (personale e non) e dare loro la priorità dovuta in base al rischio clinico e all’esito possibile. Le considerazioni chiave di progettazione che devono essere discusse dal team di progettazione del DE sono:

• standardizzazione della sala di smistamento;

• intensificazione/diminuzione dell’acuità;

• camere pazienti singole con bagno privato;

• area con sedia centrale;

• zone libere da interruzioni;

• livelli di illuminazione;

• comunicazione.

I flussi di acuità iniziano a definire le tre principali tipologie di spazi:

1. acuità fissa: determinata dalle attività e dalle attrezzature al suo interno e dalle adiacenze ad altri servizi;

2. adattabile all’acuità: sale si trattamento generiche per singolo paziente realizzate come identiche sale per trattamenti ugualmente dotate evitando eliminando in tal modo la necessità di spostare i pazienti al variare della loro acuità;

3. incentrato sulla sedia: fornire spazio clinico per i pazienti che necessitano di brevi periodi di trattamento o di osservazione ma non necessitano di essere posizionati su una barella/letto.

È essenziale stabilire all’inizio del processo di progettazione una gerarchia relativa all’importanza degli elementi operativi. Questo permette di prendere decisioni su percorsi critici, senza perdere i principi operativi fondamentali quando sorgono conflitti durante la fase di implementazione. È essenziale la compatibilità tra i sistemi relativi alla tecnologia dell’informazione e della comunicazione (ICT) all’interno del DE e il resto dell’ospedale e per questo dovrebbe essere supportata in tutta la rete assistenziale. Il team di progettazione multidisciplinare deve tenere in debita considerazione le possibili modifiche che avvengono con una velocità disarmante nelle più avanzate tecnologie e come gli spazi devono necessariamente rispondere a nuove esigenze.

Progettazione dell’edificio

La strategia di pianificazione sviluppata nella progettazione strategica e nelle fasi di progettazione operativa deve essere inserita in un documento di specifica dell’output e tradotta nei requisiti di realizzazione per riflettere la pratica operativa del DE di affidamento individuale. I requisiti spaziali devono poter essere focalizzati in base al paziente, derivati dal tipo di attività e dall’attrezzatura, incorporando i dati ergonomici così come le adiacenze delle attività sequenziali per sviluppare un involucro funzionalmente dinamico. L’attività deve essere definita in base alle esigenze del paziente e del personale. I pazienti sono partecipanti attivi nella loro cura, non destinatari passivi e pertanto coinvolti a pieno titolo nel processo di progettazione.